ניהול ספרים – ניהול עסק מצריך מהמנהלים שלו להתמודד עם המון אתגרים בדרך,
מהקמה הפיזית של העסק ועד לייצר פתרון לכל המערך הניהול , השיווק , הצבת יעדים ומטרות העסק,
לנהל את ההתנהלות הכלכלית של העסק ולשלם על התחייבות לספקים , עובדים הוצאות קבועות וכדומה,
כמובן שלכל עסק יש את הדרישות הייחודיות שלו וזה יכול אפילו להשתנות בין עסקים מאותו התחום .
מעבר לניהול האסטרטגיות העסקיות של כל עסק יש דרישות הקבועות בחוק וגם תקנות מס המחייבות את כל העסקים
שבאה לידי ביטוי בדרישה לדרך ניהול ותיעוד המסמכים החשבונאים בעסק וניהול הנהלת חשבונית לפי הדרישות ,
בשפה המקצועית זה נקרא ניהול ספרים תקין.
ניהול ספרים תקין – ישנו אישור שנקרא אישור ניהול ספרים , מי מחויב ואיך מיישמים זאת ,
אנו נציג בפניכם את המידע אשר יעזור לכם בעלי העסקים להבין ולהכיר את דרישות החוק ולנהל בעצמכם ניהול ספרים תקין.
ניהול ספרים תקין
על פי החוק במדינת ישראל נקבעו כמה הוראות אשר מחייבות כל עסק בניהול ספרים תקין
שבהן יש דרישות לאופן הרישום ותיעוד של כל הפעולות החשבונאיות בעסק מהכנסות הוצאות קבלת תשלומים וכדומה ,
(הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) – התשל"ג 1973 )
המטרה של הוראות אלה הם לייצר תמונה ברורה של כל הפעילות החשבונאית בעסק וליצור סוג של אחידות.
החוק מחייב אותנו בעלי העסקים לנהל את כל החשבונות על פי דרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף
כמובן שיש דרישות שרלוונטיות לעסק אחד ולא יהיו רלוונטיות לעסק אחר אבל הרוב נוגע לכולם
הדרישות לניהול ספרים תקין הם:
- רישום ההכנסות בעסק – הוצאת חשבונית מס במקרה של עוסק מורשה או חברה או הוצאת
חשבון עסקה במקרה של עוסק פטור או עמותה. - רישום התקבולים בעסק – הוצאת קבלה באופן מידי עבור על התשלומים שהתקבלו בעסק כתשלום עבור
מוצר או שירות שהעסק העניק ללקוח על כל סכום ולציין את אופן
התקבול(שיק , כרטיס אשראי , מזומן , העברה בנקאית) וכמובן לציין את תאריך הפירעון. - רישום הוצאות בעסק – תיעוד כל חשבוניות ההוצאה אשר התקבלו מהספקים ורישום שלהם על פי סוג ההוצאה שלהם.
- רישום ותיעוד של המלאי שנכנס ויצא מהעסק – עסק שמנהל מלאי כגון חנות חייבים לנהל את המלאי
שלהם לתעד מה נכנס ולתעד מה שיצא מהמלאי ובסוף שנה לבצע ספירת מלאי .
ניהול ספרים תקין על פי הוראות מס הכנסה מהווה בסיס לכל הדיווחים הנדרשים על פי חוק
לרשויות המס וגם מספק מידע לבעלי עניין בעסק, אי ניהול ספרים נכון יכול לגרום לפסילת
ספרי העסק מול הרשויות וליצור בעיות קריטיות בנוסף ליצור סנקציות מצד הרשויות
ומצד שני ליצור בעיות בהתקשרות עם לקוחות וספקים שדרישת הסף שלהם
להתקשרות עימם לרוב תהיה קבלת אישור על ניהול ספרים תקין.
תעודת אישור ניהול ספרים תקין הנקראת "אישור ניהול ספרים" מוענקת על ידי רשות המיסים
ובכך נותנת סוג של תעודת יושר מול הלקוחות הספקים ובעלי עניין בעסק,
ומעידה על כך כי בעל העסק מנהל את הספרים שלו על פי דרישות החוק.
מי מחויב בניהול ספרים תקין
כל עסק במדינת ישראל מחויב בניהול ספרים תקין על פי דרישות מס הכנסה ,
ההבדל הוא באופן הרישום לפי סוג העוסק(מורשה ,פטור) ואופי העיסוק ,
בעוסק מורשה הדרישה מורכבת יותר ומפורטת יותר, הוא מוסיף מע"מ כחוק
לחשבוניות שמוציא ללקוחות שלו ובמקביל מקזז מע"מ מהחשבוניות שקיבל
מהספקים לעומתו עוסק פטור הדרישות ממנו הם פשוטות יותר ואינו מוסיף מע"מ
לחיובים של הלקוחות שלו ובמקביל אינו יכול לקזז מע"מ מהחשבוניות שקיבל מהספקים שלו .
הוראות ניהול ספרים תקין – תיעוד הרישום
בכדי לתעד את דרישות הרישום לניהול תקין של ספרים על בעל העסק להוציא את המסמכים הנ"ל:
חשבונית מס:
על ידי הוצאת חשבונית מס אנו מבצעים רישום של ההכנסות של העסק, החשבונית צריכה להיות ממוספרת,
חייב להופיע פרטי העסק, מספר העוסק מורשה, תאריך, פרטי הלקוח, הסכום לחיוב לפני מע"מ,
סכום המע"מ לחיוב, וסכום החיוב כולל מע"מ.
חשבונית מס זיכוי:
על ידי הוצאת חשבונית מס זיכוי אנו מבצעים רישום של זיכוי כספי שניתן ללקוח,
החשבונית זיכוי צריכה להיות ממוספרת, חייב להופיע פרטי העסק, מספר העוסק מורשה,
תאריך, פרטי הלקוח, הסכום לזיכוי לפני מע"מ, סכום המע"מ לזיכוי, וסכום הזיכוי כולל מע"מ,
חשבונית מס זיכוי זה ההוכחה שלנו לזיכוי הכספי שניתן ללקוח
קבלה:
על ידי הוצאת קבלה אנו מבצעים רישום של התקבולים שקיבלנו בעסק,
הקבלה צריכה להיות ממוספרת, חייב להופיע פרטי העסק, מספר העוסק מורשה,
תאריך, פרטי הלקוח, הסכום התקבול, סוג התקבול, תאריך פרעון ,
קבלה מפיקים מיד עם קבלת התקבול מהלקוח.
חשבונית מס קבלה:
זה מסמך אחד שמאחד חשבונית מס וקבלה ביחד וחלים עליו הדרישות של 2 המסמכים ביחד.
תעודת משלוח:
על ידי הוצאת תעודת משלוח אנו מבצעים רישום של הפריטים שיצאו מהמלאי,
תעודת המשלוח צריכה להיות ממוספרת, חייב להופיע פרטי העסק, מספר העוסק מורשה,
תאריך, פרטי הלקוח, והפריטים וכמויות שיצאו , בניגוד לחשבונית מס אינה צריכה להכיל סכומים.
תעודת כניסה למלאי:
על ידי הוצאת תעודת כניסה למלאי אנו מבצעים רישום של הפריטים שנכנסו למלאי,
תעודת החזרה צריכה להיות ממוספרת, חייב להופיע פרטי העסק, מספר העוסק מורשה,
תאריך, פרטי הספק, הפריטים וכמויות שנכנסו, בניגוד לחשבונית מס אינה צריכה להכיל סכומים.
כמובן שכל עסק מוציא את המסמכים בהתאם לאופי פעילות שלו
עסק שלא מתעסק במלאי לא יוציא תעודות משלוח ולא תעודות כניסה למלאי וכדומה.
ניהול ספרי חשבונות
ספר תקבולים ותשלומים:
פה אנו נבצע רישום של כל ההכנסות שנכנסו לעסק על ידי קליטת כל ההכנסות
ובנוסף נרשום את כל ההוצאות של העסק על ידי קליטת חשבוניות ההוצאה מהספקים,
בנוסף נרשום את כל התשלומים שבוצעו מהעסק, על סמך הנתונים שנקלטו כאן
יחושבו החיובים שאנו חבים לרשויות.
ספר קופה:
בספר זה יתועד כל התקבולים שהתקבלנו בעסק ולאיפה הופקדו כל הכספים ו\או
לאיזה ספק שולמו מפה כספים, אנו נציין תאריך התשלום סוג התשלום והסכום.
ספר מלאי:
עסק אשר מצריך ניהול מלאי ינהל את כל המלאי שלו בספר מלאי יופיע
שם יתרת פתיחה כל הכניסות והיציאות מהמלאי לפי מוצרים או פריטים
בסוף השנה ירשם כמות מלאי מול ספירת מלאי שבוצאה כל פעולה תציין את
הפריט תאריך ביצוע וכמות.
ספר הזמנות:
פה ננהל רישום של כל ההזמנות שבוצעו בעסק בכל הזמנה נציין ממה מורכבת ההזמנה
תיאור הפריטים כמויות או שירות שהוזמן ואת פרטי המזמין.
אישור על ניהול ספרים
הגוף שאחראי על הוצאת האישור הוא רשות המיסים על פי בדיקה של עמידה בכל ההוראות בתקנות והחוק,
כל עסק חדש שנפתח נבדק על ידי רשות המיסים ובמידה והוא עומד בדרישות הוא יהיה זכאי לאישור,
כל שנה מתבצעת בדיקה ובמידה והעסק עומד בדרישות האישור יחודש לשנה נוספת,
במקרה של פסילת ספרים רשות המיסים יכולה לבטל את האישור באמצע תקופה.
את האישור ניתן להדפיס ישירות מהאינטרנט על ידי מילוי מספר פרטים על העסק
ואפשר להציגו או לשלוח אותו ללקוחות או ספקים.
חשוב לזכור שלכל עסק יש דרישות שמותאמות לסוג עסק ועלינו לעמוד בהם ולנהל ספרים תקין
בכדי לקבל חידוש של האישור, כל בעל עסק צריך לבדוק מה הדרישות הספציפיות
שחלות עליו וליישמם בעסק שלו.
החוק מגדיר את זמן שמירת כל המסמכים לפני השמדתם וגריסתם עליהם להיות זמינים
להציג אותם במידת הצורך לביקורות של הרשויות וכדומה. החוק קבע עלינו לשמור
את המסמכים במשך 7 שנים.
דורשות יידע רב וניסיון ולשם כך עלינו להיעזר באנשי מקצוע המוסמכים לכך
(פקיד שומה, מנהל חשבונות , יועץ מס , רואה חשבון) אומנם זה כרוף בהוצאה כספית
אבל לפעמים החיסכון שאפשר להפיק מאיש מקצוע שווה יותר מההוצאה עצמה או
חס וחלילה מנזקים שיהיו מהתנהלות לקויה מול רשויות החוק, אי ניהול ספרים תקין
יכול לגרום לתשלומים דרישות והגבלות מרשויות החוק.
